Wie deutsche Einkäufer Lieferanten in Polen und Tschechien prüfen

Das Wichtigste auf einen Blick

EU-Binnenmarkt als Rahmen für Lieferanten in Polen und Tschechien

Der EU-Binnenmarkt macht Polen und Tschechien zu Binnenlandlieferanten. Es gibt keine Zollgrenze, keine Einfuhrabgaben und keine Zollanmeldung im klassischen Sinn. Genau das verleitet zu Nachlässigkeit.

Wer bei einem Lieferanten in Katowice oder Brno einkauft, braucht keine Zollpapiere, aber weiterhin eine EORI-Nummer. Die braucht der Lieferant ohnehin, die eigene Nummer wird für Intrastat und für den Nachweis der Unternehmereigenschaft verlangt.

Die Warenverkehrsfreiheit gilt für Waren mit Ursprung in der EU oder im freien Verkehr. Ein Vorprodukt aus Asien, das in Polen nur umverpackt wird, bleibt Drittlandsware. Für solche Sendungen entstehen sehr wohl Zoll und Einfuhrabgaben, sobald sie in Deutschland in den freien Verkehr gelangen.

Für Einkäufer bedeutet das eine einfache Faustregel: Herkunft der Ware klären, nicht nur Sitz des Lieferanten. Der Sitz sagt nichts über den präferenziellen Ursprung.

In Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg und Bayern liegen die meisten deutschen Betriebe mit polnischen und tschechischen Lieferanten. Die IHK vor Ort stellt Ursprungszeugnisse aus und berät zu Lieferantenerklärungen. Der DIHK bündelt diese Praxis im Außenwirtschaftsbereich und informiert laufend über Änderungen, etwa im News International zu Außenwirtschaft und internationalen Lieferbeziehungen.

Lieferanten in Polen prüfen: KRS, CEIDG, Biała lista und CRBR

Wer einen polnischen Lieferanten neu aufnimmt, prüft zuerst Existenz, Vertretung und Steuerregistrierung. Vier Quellen decken das ab.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten prüfen Sie über VIES, das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU. Nur eine dort bestätigte Nummer trägt eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung.

Ergänzend gehört der Abgleich mit der konsolidierten Liste der EU-Finanzsanktionen dazu: Firmenname, Gesellschafter und Ansprechpartner werden gegen die gelisteten Personen und Organisationen geprüft. Der Abgleich erfolgt bei der Neuaufnahme und danach in festen Abständen.

Lieferanten in Tschechien prüfen: ARES, obchodní rejstřík, RES und insolvenční rejstřík

In Tschechien laufen die meisten Angaben über die Identifikationsnummer IČO. Vier Register liefern den Rest.

Die Umsatzsteuerregistrierung prüfen Sie im tschechischen Register der Mehrwertsteuerzahler (Registr plátců DPH) und zusätzlich über VIES. IČO und DIČ gehören zusammen mit dem Registerauszug in die Lieferantenakte.

Präferenznachweise und Ursprungsregeln richtig lesen

Ein Präferenznachweis belegt, dass eine Ware die Ursprungsregeln des jeweiligen Abkommens oder des Binnenmarkts erfüllt. Innerhalb der EU ist die Lieferantenerklärung das gängige Instrument.

Es gibt zwei Varianten. Die Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft und die Erklärung für Waren ohne. Wer beide verwechselt, verliert im Streitfall den Nachweis.

Eine Lieferantenerklärung ist keine Rechnungskopie. Sie muss den Lieferanten, die Ware, den Zeitraum und die Ursprungsregel benennen. Pauschale Erklärungen über das gesamte Sortiment sind wertlos.

Für Waren, die über Polen oder Tschechien in Drittländer ausgeführt werden, kann ein Ursprungsnachweis nach dem jeweiligen Abkommen nötig werden. Dann zählt die Präferenzregel des Zielmarkts, nicht die Binnenmarktlogik.

Prüfen Sie jede Erklärung auf drei Punkte: Datum, Ware und Unterschrift. Fehlt einer, ist der Nachweis angreifbar. Der Zoll veröffentlicht dazu Merkblätter und Vordrucke, die über die Startseite von Zoll online erreichbar sind.

Ursprungsregeln in der Praxis

Die Regel lautet meist: ausreichende Be- oder Verarbeitung. Ein Bauteil, das in Tschechien montiert wird, kann dadurch den Ursprung wechseln. Ein bloßes Umpacken reicht nicht.

Wer die Regel nicht selbst prüfen kann, lässt sich die Positionsnummern der Vormaterialien geben. Ohne diese Angabe bleibt die Erklärung eine Behauptung.

Intrastat: Meldeplichten deutscher Einkäufer

Intrastat ist die Statistik über den Warenverkehr innerhalb der EU. Meldeplichtig ist, wer die Schwellenwerte für Eingänge oder Versendungen überschreitet. Die geltenden Schwellenwerte und Meldefristen veröffentlicht das Statistische Bundesamt jährlich; maßgeblich sind die dort genannten Werte, nicht die aus dem Vorjahr.

Die Eingangsmeldung betrifft Waren, die aus Polen, Tschechien oder den Niederlanden nach Deutschland gelangen. Die Versendungsmeldung betrifft den umgekehrten Weg.

Gemeldet werden unter anderem Warennummer, Ursprungsland, Menge, Wert und Verkehrsweg. Die Angaben stammen aus der Rechnung und aus dem eigenen Warenwirtschaftssystem.

Zuständig ist das Statistische Bundesamt. Es stellt die Erfassungsbögen und die elektronischen Meldewege bereit. Wer die Fristen reißt, riskiert ein Bußgeld.

Für Einkäufer ist Intrastat kein Selbstzweck. Die gemeldeten Werte fließen in die Außenhandelsstatistik ein und dienen als Vergleichsmaßstab für die eigene Beschaffungsplanung.

Was in die Meldung gehört

Je Position gehören in die Eingangsmeldung die achtstellige Warennummer der Kombinierten Nomenklatur, die Warenbezeichnung, das Ursprungsland, die Menge mit der zugehörigen Maßeinheit, der statistische Wert in Euro, der Verkehrsweg und die Art des Geschäfts. Dazu kommt der Meldezeitraum, also der Monat des Wareneingangs.

Beschaffungsdaten nutzen für Lieferantenbewertung

Beschaffungsdaten nutzen heißt, Bestell-, Wareneingangs- und Statistikdaten in einer Sicht zusammenzuführen. Erst dann werden Lieferanten vergleichbar.

Vier Kennzahlen genügen für den Einstieg: Termintreue, Reklamationsquote, Preisabweichung und Lieferzeitstreuung. Alle vier lassen sich aus dem eigenen ERP ziehen.

Das Statistische Bundesamt liefert die Außenhandelsstatistik als Referenz. Wer die eigene Einfuhr aus Polen mit dem Branchendurchschnitt vergleicht, erkennt Marktverschiebungen früh. Die aktuellen Daten zum deutschen Außenhandel sind dafür die belastbare Grundlage.

Ein Praxisbeispiel: Ein Maschinenbauer aus Sachsen bezieht Gussteile aus Tschechien. Die Termintreue liegt bei 91 Prozent, die Reklamationsquote bei 1,8 Prozent. Beide Werte liegen über dem eigenen Ziel, also wird der Lieferant gehalten, nicht gewechselt.

Ergänzen Sie die harten Zahlen um weiche Kriterien. Dazu gehören Zertifizierungen nach DIN EN ISO 9001, VDA 6.3 und die Bereitschaft zu VDA 4902 im Datenaustausch.

Datenqualität vor Datenmenge

Ein falscher Ursprung in der Stammdatei verzerrt jede Auswertung. Prüfen Sie die Länderkennzeichen regelmäßig gegen die Rechnungen.

Wer Lieferanten in Polen und Tschechien bewertet, braucht eine einheitliche Definition von Lieferzeit. Ab Bestellung oder ab Auftragsbestätigung, das muss im Kriterienkatalog stehen.

Typische Fallstricke in Polen, Tschechien und den Niederlanden

Die Niederlande dienen hier als Vergleichsmarkt, weil viele deutsche Einkäufer dort bereits Erfahrung haben. Die Muster ähneln sich, die Details unterscheiden sich.

In Polen ist die Lieferantenerklärung oft knapp gehalten. Viele mittelständische Lieferanten kennen die deutschen Anforderungen nicht und liefern eine Erklärung ohne Warenbezug.

In Tschechien ist die Sprachbarriere größer. Technische Zeichnungen und Spezifikationen werden mitunter unvollständig übertragen, was zu Reklamationen führt.

In den Niederlanden ist die Dokumentationspraxis häufig routinierter. Das verleitet dazu, die Prüfung zu verkürzen, obwohl die Ursprungsfrage dieselbe bleibt.

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, innerhalb der EU gebe es keine Zollthemen. Für Waren mit Drittlandsursprung gilt das Gegenteil.

Ein zweiter Fehler ist die fehlende Abstimmung zwischen Einkauf und Logistik. Wer die Incoterms nicht kennt, weiß nicht, wer den Nachweis beschaffen muss.

Incoterms und Nachweispflicht

Bei DAP trägt der Lieferant das Transportrisiko, die Nachweispflicht bleibt beim Einkäufer. Bei EXW liegt fast alles beim Käufer.

Klar geregelt ist halb geprüft. Schreiben Sie die Nachweispflicht in den Liefervertrag.

Lieferantenprüfung und Dokumentation im Binnenmarkt

Die Lieferantenprüfung folgt einem festen Ablauf. Wer ihn standardisiert, spart bei jeder Neuaufnahme Zeit.

Diese Liste gehört in die Lieferantenakte, nicht in ein Postfach. Bei einer Betriebsprüfung zählt, was schriftlich vorliegt.

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz verlangt von größeren Unternehmen ein Risikomanagement in der Lieferkette. Konkret gehören dazu eine Grundsatzerklärung, eine regelmäßige Risikoanalyse, ein Beschwerdeverfahren und die Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen. Das BAFA ist die Durchsetzungsbehörde und nimmt die Berichte der Unternehmen entgegen. Direkte Lieferanten in Polen und Tschechien fallen darunter, mittelbare nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Für den Transportweg gelten weitere Pflichten. Das Bundesamt für Logistik und Mobilität prüft Genehmigungen, Maut und Güterkraftverkehr. Wer eigene Fahrten plant, braucht die passenden Nachweise.

Zoll- und Steuerthemen bei grenzüberschreitender Beschaffung

Innerhalb der EU fallen keine Einfuhrabgaben an. Sobald Ware aus einem Drittland stammt und in Deutschland in den freien Verkehr kommt, entstehen Zoll und Einfuhrabgaben.

Die Generalzolldirektion betreibt ATLAS, das IT-Verfahren für Zollanmeldungen. EORI-Nummer und Präferenznachweise laufen dort zusammen.

Für die Umsatzsteuer gilt das Reverse-Charge-Verfahren bei grenzüberschreitenden Leistungen. Die Rechnung muss den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers enthalten.

Wer Ware aus Polen oder Tschechien einführt und in ein Drittland weiterverkauft, braucht eine klare Zuordnung des Ursprungs. Sonst wird die Ausfuhr teuer.

Der DIHK informiert in seinen Newslettern regelmäßig über Änderungen bei Zoll und Finanzierung, gebündelt im Newsletter Steuern, Finanzen, Mittelstand. Für Einkäufer ist das ein günstiger Frühwarnkanal.

Ein letzter Blick auf die Zahlen

Die Außenhandelsstatistik des Statistischen Bundesamtes zeigt die Entwicklung der deutschen Einfuhren. Wer die eigene Beschaffung dagegen spiegelt, erkennt Verschiebungen bei Lieferanten in Polen und Tschechien früh genug.

Häufige Fragen