Rückverfolgbarkeit
Teil von Wie verknüpfen Sie Warenbewegungen für eine brauchbare Rückverfolgbarkeit?
Chargendokumentation: Wareneingang, Lager und Auslieferung verbinden
Chargendokumentation aufbauen: Beispielschema mit Datum, Artikel, Charge, Menge, Lagerort, Bewegungstyp und Referenzschlüssel sowie Rückwärtstest der Verknüpfung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Wareneingang, Lager und Auslieferung werden über Artikel, Charge, Menge und einen eigenen Referenzschlüssel verbunden.
- Nicht das Format entscheidet, sondern ob jede Bewegung auf denselben Vorgang verweist.
- Ein Rückwärtstest zeigt Lücken, bevor ein Kunde oder Prüfer sie findet.
- Fremde Kennungen des Lieferanten und eigene Kennungen bleiben getrennt erfassbar.
Die Datenfelder für den eigenen Ablauf festlegen
Die entscheidende Frage lautet nicht, welche Software Sie nutzen, sondern welche Beziehungen Ihre Aufzeichnung abbildet. Ein Beispielschema für eine eigene Rückverfolgbarkeitsaufzeichnung verwendet sieben Spalten: Datum, Artikel, Charge, Menge, Lagerort, Bewegungstyp und Referenzschlüssel.
Tragen Sie das Datum als TT.MM.JJJJ ein. Artikel und Charge bleiben über alle Bewegungen identisch. Führen Sie die Menge als Zahl ohne Vorzeichen. Der Lagerort benennt den physischen Ort nach der Bewegung. Der Bewegungstyp ist Wareneingang, Umlagerung oder Auslieferung. Der Referenzschlüssel ist die eindeutige Nummer des Belegs für genau diesen Vorgang. Diese Spalten sind eine praktische Festlegung für das Beispiel. Weitere Anforderungen prüfen Sie branchenbezogen.
Jede Zeile erhält ihren eigenen Referenzschlüssel aus dem zugehörigen Beleg. Die Wareneingangsnummer WE-2031 gilt nur für die Einlagerbuchung. Die Umlagerungsnummer UM-88 gilt nur für die interne Standortänderung. Die Lieferscheinnummer LS-5502 gilt nur für die Auslieferung. Artikel und Charge stellen die Verbindung zwischen diesen Zeilen her, nicht eine gemeinsame Referenznummer. So bleibt jede Buchung eindeutig auf ihren Vorgang bezogen. Ohne diese Trennung bleibt die Herkunft einer Mengenänderung unklar.
Wareneingang und Charge über Referenzen verbinden
Prüfen Sie beim Wareneingang, welche Kennung der Lieferant mitliefert. Nach der GS1-Fachpublikation vom Mai 2020 kann ein Transportetikett neben dem SSCC/NVE weitere Angaben tragen, etwa die GTIN der Handelseinheit, eine Chargennummer oder die Warenbestellnummer des Empfängers. Eine Nummer reservieren reicht nicht: Bewegungssätze müssen die Beziehung tragen.
Software ändert diese Logik nicht. Die Odoo-Dokumentation beschreibt, dass das Anlegen einer Charge diese nur reserviert und nicht zuordnet. Erst die Buchung auf dem Wareneingang weist Bestand zu. Ein eigenes Feld für eine interne Referenz existiert dort ausdrücklich, weil Lager- und Lieferantennummer abweichen können.
Beispielschema (fiktiv)
| Datum | Artikel | Charge | Menge | Lagerort | Bewegungstyp | Referenzschlüssel |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 04.03. | A-100 | L-4711 | 20 | Zone 1 | Wareneingang | WE-2031 |
| 04.03. | A-100 | L-4711 | 20 | Zone 3 | Umlagerung | UM-88 |
| 05.03. | A-100 | L-4711 | 12 | Kunde B | Auslieferung | LS-5502 |
Hypothetisches Bestandskonto für Artikel A-100, Charge L-4711, Startbestand null:
| Schritt | Bewegungstyp | Referenz | Menge | Zone 1 | Zone 3 | Gesamtbestand |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | Anfangsbestand | - | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 1 | Wareneingang | WE-2031 | 20 | 20 | 0 | 20 |
| 2 | Umlagerung | UM-88 | 20 | 0 | 20 | 20 |
| 3 | Auslieferung | LS-5502 | 12 | 0 | 8 | 8 |
Umlagerung und Auslieferung mit Mengen nachführen
Jede Bewegung erhält eine eigene Zeile mit Datum, Menge, Lagerort und Referenz. Die Summe der Auslieferungen darf die eingegangene Menge je Charge nicht übersteigen. Bei Teilauslieferungen aus mehreren Chargen tragen Sie je Charge eine Zeile ein, statt eine Mischzeile zu bilden.
Die Tabelle zeigt 20 eingegangene Einheiten. Davon werden 20 von Zone 1 nach Zone 3 umgelagert. Die Auslieferung über 12 Einheiten reduziert den Bestand in Zone 3 auf 8 Einheiten. Die Umlagerung ist keine neue Lieferung und erhöht den Gesamtbestand nicht. Prüfen Sie je Charge, ob Restbestand plus ausgelieferte Menge dem Wareneingang entsprechen. Das gilt hier bei Startbestand null und ohne weitere Zu- oder Abgänge. Diese Rechnung ist ein prüfbarer Mengenabgleich.
Interne und fremde Kennungen auseinanderhalten
Lieferanten nutzen oft ihre eigene Chargenbezeichnung. Ihr Lager braucht zusätzlich eine interne Kennung, wenn dieselbe Nummer mehrfach vorkommt oder nicht durchgängig lesbar ist. Auch dafür ist eine eigene Spalte sinnvoll, damit beide Nummern erhalten bleiben.
Die GS1-Veröffentlichung weist dem SSCC/NVE den Datenbezeichner 00 zu und trennt ihn damit von GTIN und Chargenangabe. Solche Kennungen sind Verweise, die Datenbeziehungen müssen dahinter existieren. Bei Odoo ist die Chargennummer selbst editierbar; sie ist damit kein unveränderlicher Nachweis. Korrekturen gehören protokolliert.
Korrekturen und Stichproben nachvollziehbar halten
Korrekturen dürfen die Verbindung nicht kappen. Streichen Sie keine Zeile, sondern ergänzen Sie eine Korrekturzeile mit Datum, altem Wert, neuem Wert und Grund. So bleibt sichtbar, welcher Stand zu welchem Zeitpunkt galt.
Stichproben sollten den umgekehrten Weg gehen: von einer ausgelieferten Sendung zurück zum Wareneingang über Charge und Referenzschlüssel. Prüfen Sie, ob jede Station mit Menge, Datum und Lagerort erfasst ist. Ein solcher Rückwärtstest zeigt Lücken, die eine Vorwärtsliste übersieht.
