Wie verknüpfen Sie Warenbewegungen für eine brauchbare Rückverfolgbarkeit?

Das Wichtigste auf einen Blick

Artikel, Charge und Transporteinheit sauber trennen

Die häufigste Verwechslung entsteht, weil drei völlig verschiedene Dinge dieselbe Nummer tragen sollen. Die GTIN kennzeichnet einen Artikel oder eine Produktvariante. Sie sagt aber nichts darüber, aus welchem Fertigungslos eine konkrete Kiste stammt.

Wer nur die GTIN erfasst, kann bei einer Reklamation nicht eingrenzen, welche Ware betroffen ist. Deshalb braucht jede Bewegung zusätzlich eine Chargennummer und, sobald Ware verschickt wird, eine Kennung für die Transporteinheit.

Die zweite Ebene ist die Charge oder das Los. Sie fasst Produkte zusammen, die gemeinsame Eigenschaften teilen, etwa dasselbe Herstellungsdatum oder dieselbe Rohstofflieferung. Die dritte Ebene ist die Transporteinheit. Der SSCC, in Deutschland NVE genannt, ist nach GS1 Germany eine 18-stellige Identifikationsnummer für Transporteinheiten wie Paletten und Versandkartons und identifiziert jede Einheit auf ihrem Weg durch die logistische Kette.

Wichtig ist die Abgrenzung: Ein SSCC identifiziert eine physische Einheit, nicht den Inhalt. Er begleitet die Sendung vom Versender zum Empfänger und dient allen Beteiligten als gemeinsamer Bezug. Der Versender vergibt ihn selbst, aufgebaut aus der Basisnummer seiner Lokationsnummer und einer eigenen Ziffernfolge.

Für den Aufbau ohne Software bedeutet das eine schlichte Regel: Jede Zeile in Ihrer Aufzeichnung benennt den Artikel, die Charge und die Transporteinheit getrennt. Vermischen Sie diese drei Angaben nicht in einem Feld. Sonst verlieren Sie genau die Information, die Sie bei einer Rückfrage brauchen. Wie sich Wareneingang, Lager und Auslieferung in einer Dokumentation verbinden lassen, zeigt ein eigener Beitrag.

Bezugsschlüssel für Ein- und Ausgang festlegen

Eine Chargennummer ohne Belegbezug ist wertlos. Sie wissen dann, dass Los 4711 existiert, aber nicht, wo es herkam und wohin es ging. Legen Sie deshalb für jede Bewegung einen Schlüssel fest, der die Buchung eindeutig mit einem Dokument verbindet.

Für Lebensmittelunternehmen gehört die Rückverfolgbarkeit ohnehin zu den Pflichten von Lebensmittelunternehmen: Zulieferer und Empfänger müssen schnell identifiziert werden können. Wie Sie Chargenangaben mit Lieferanten abstimmen, klärt ein eigener Beitrag mit fünf Datenpunkten.

Die einfachste tragfähige Struktur sieht vier Pflichtangaben pro Bewegung vor:

Ergänzen Sie je nach Betrieb die Menge mit Einheit, den Lagerort und bei Ausgängen die SSCC der Transporteinheit. Diese Felder sind eine praktische Festlegung für Ihr eigenes Schema. Prüfen Sie separat, ob für Ihre Branche oder Produkte zusätzliche Pflichten gelten, etwa im Umfeld des LkSG im Mittelstand.

Ein Punkt wird oft übersehen: Der Barcode allein trägt keine Rückverfolgbarkeit. Die Nummer ist nur der Schlüssel, mit dem Sie die dahinterstehenden Informationen finden. Die Datenbeziehungen müssen in Ihren Unterlagen existieren. Ein Etikett mit Nummer und eine leere Tabelle daneben ergeben keine Spur.

Behandeln Sie interne und fremde Kennungen getrennt. Der Lieferant liefert seine Losnummer, Sie führen zusätzlich Ihre eigene, falls die fremde Nummer mehrdeutig ist. So bleibt die Zuordnung auch dann eindeutig, wenn zwei Lieferanten dieselbe Nummer vergeben haben.

Eine Charge über zwei Lieferungen verfolgen

Die folgende Zuordnung ist ein ausdrücklich fiktives Rechenbeispiel. Es zeigt nur, wie die Beziehungen aussehen, nicht wie Ihr Betrieb tatsächlich ausgeliefert hat.

Angenommen, am 3. März gehen 100 Einheiten der Charge L-4711 mit Lieferschein 8842 ein. Sie lagern die gesamte Menge im Regal A3. Am 10. März liefern Sie 60 Einheiten an Empfänger Nord aus, am 18. März die restlichen 40 Einheiten an Empfänger Süd. Jede Auslieferung erhält eine eigene Transporteinheit mit eigenem SSCC.

Die Rückwärtssuche beginnt beim Kunden. Empfänger Süd meldet einen Mangel und nennt Lieferschein 9016 oder SSCC 3. Sie suchen in der Tabelle nach dieser Referenz, finden Charge L-4711, Menge 40, Ausgang am 18. März. Von dort gehen Sie über die Charge zurück zum Wareneingang vom 3. März mit Lieferschein 8842, Menge 100 und Lieferant X.

Prüfen Sie Ihre Tabelle mit dieser Rückwärtssuche regelmäßig. Nehmen Sie einen echten Lieferschein der letzten Woche, suchen Sie den Empfänger und arbeiten Sie sich bis zum Wareneingang zurück. Wenn Sie an einer Stelle raten müssen, haben Sie dort eine Lücke.

Was bei unveränderten und neuen Einheiten zu beachten ist

Wechselt Ware zwischen Verpackungen, wird es knifflig. Fasst ein Dienstleister mehrere Transporteinheiten vorübergehend zusammen, entsteht eine neue Einheit, die eine eigene Kennung erhalten kann. Wie Sie Transporte ohne eigenen Fuhrpark planen, entscheidet mit, wer solche Umpackvorgänge übernimmt.

Zwei praktische Regeln helfen. Bleibt eine Einheit unverändert, behält sie ihre Kennung bis zum Empfänger. Entsteht eine neue Zusammenstellung, verweisen Sie auf die enthaltenen Einheiten, statt sie zu überschreiben. So lässt sich auch nach dem Auflösen nachvollziehen, welche ursprüngliche Einheit welche Ware enthielt.

Grenzen und Aufwand ehrlich einschätzen

Rückverfolgbarkeit auf Papier funktioniert, hat aber eine klare Schwachstelle: Die Qualität hängt an der Disziplin beim Buchen. Jede Bewegung, die nicht eingetragen wird, ist später nicht rekonstruierbar. Planen Sie deshalb lieber weniger Felder, die Sie wirklich ausfüllen, als ein umfangreiches Formular, das nach zwei Wochen liegen bleibt.

Ein realistischer Aufwand sieht so aus: Pro Wareneingang fallen zwei bis drei Zeilen an, pro Ausgang eine bis zwei. Bei zwanzig Bewegungen am Tag sind das je nach Mischung rund zwanzig bis sechzig Zeilen. Ob das in Ihren Ablauf passt, hängt von Ihrem Volumen ab. Dieses Beispiel ist eine Orientierung, keine Messung.

Bleiben Sie außerdem vorsichtig mit dem Begriff Nachweis. Eine Tabelle, in der Einträge nachträglich überschrieben werden können, ist keine unveränderliche Aufzeichnung. Für eine belastbare Spur empfiehlt sich eine eigene, fortlaufend nummerierte Belegreihe, bei der Korrekturen als Storno mit Begründung erscheinen. Wie Bestandsabweichungen und ihre Korrektur dokumentiert werden, zeigt ein Beitrag am Beispiel einer Software.

Für Lebensmittel nennt der BVL-Leitfaden zur Rückverfolgbarkeit einen Zeitraum von fünf Jahren ab dem Herstellungs- oder Lieferdatum als in der Regel ausreichende Aufbewahrungszeit für Rückverfolgbarkeitsunterlagen. Ob und welche Nachweise Ihr Betrieb zusätzlich prüfen lassen muss, hängt von Branche und Abnehmern ab.

Häufige Fragen

Reicht eine Chargennummer, um eine Lieferung zurückzuverfolgen?

Nur wenn die Auslieferung mit dieser Charge verknüpft ist. Ohne Bezug zu Lieferschein oder SSCC wissen Sie, welches Los betroffen war, aber nicht, welcher Kunde die Ware erhalten hat.

Kann ich SSCC und Chargennummer in einem Feld erfassen?

Davon ist abzuraten. Der SSCC identifiziert die Transporteinheit, die Chargennummer das Fertigungslos. Eine Transporteinheit kann Ware aus mehreren Chargen enthalten, dann kollidiert die Zusammenfassung.

Woran erkenne ich, dass meine Aufzeichnung lückenhaft ist?

Am einfachsten mit dem Rückwärtstest. Wählen Sie einen echten Ausgangsbeleg, suchen Sie den Empfänger und verfolgen Sie die Charge bis zum Wareneingang. Bleibt ein Schritt offen, ist dort eine Lücke.