Rückverfolgbarkeit
Teil von Wie verknüpfen Sie Warenbewegungen für eine brauchbare Rückverfolgbarkeit?
Fünf Datenpunkte für Chargenangaben mit Lieferanten abstimmen
Fünf Datenpunkte für Chargenangaben mit Lieferanten: Artikelnummer mit Charge, Menge, Versandeinheit, Lieferreferenz und Störfallkontakt als Bestellvorgabe.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Chargenangaben gehören in die Bestellung, nicht in spätere Rückfragen.
- Fünf Felder reichen für den AlltagArtikel mit Charge, Menge mit Einheit, Versandeinheit, Lieferreferenz, Ansprechpartner bei Abweichung.
- Bleibt eine Charge leer, hilft eine dokumentierte Nachlieferung mehr als eine Vertragsstrafe.
Warum fünf Datenpunkte genügen
Chargenangaben scheitern selten an fehlendem Willen. Meist fehlt eine gemeinsame Feldliste, an der sich Einkauf und Lieferant orientieren. Eine kurze, feste Liste senkt den Abstimmungsaufwand, weil beide Seiten wissen, was in Bestellung und Lieferavis stehen muss. Die folgenden fünf Punkte sind eine redaktionelle Arbeitsvorlage für Verhandlungen, kein verbindliches Vertragsmuster.
Die fünf Datenpunkte im Überblick
| Nr. | Datenpunkt | Beispiel | Format |
|---|---|---|---|
| 1 | Artikelnummer mit Charge | 4711-A / L-2603 | Charge als freier Text, zeichengetreu |
| 2 | Menge und Einheit | 240 Stk | ISO-Code, kein Mischformat |
| 3 | Verknüpfung zur Versandeinheit | SSCC 340123450000000017 | 18-stellig, falls vergeben |
| 4 | Lieferreferenz | Bestellnummer 400123 | identisch in Bestellung und Avis |
| 5 | Zeitpunkt und Ansprechpartner bei Abweichung | 24 h, Name, Telefon | feste Kontaktzeile |
Datenformate und Mindestangaben festlegen
Legen Sie die Schreibweise der Charge vorab fest: Groß- und Kleinschreibung, Trennzeichen und führende Nullen sollten zeichengetreu übernommen werden. Sonst wird aus derselben Charge im Warenwirtschaftssystem schnell ein zweiter Datensatz. Bei der Menge gehört eine eindeutige Einheit dazu, damit Teilmengen nicht falsch summiert werden.
Für die Verknüpfung zur Versandeinheit lohnt ein Blick auf die GS1-Regel zur Kennung: Eine bereits zugewiesene Transporteinheit behält ihren SSCC/NVE auf der weiteren logistischen Strecke (SSCC/NVE auf der logistischen Strecke). Für eine Transporteinheit darf es niemals zwei SSCC/NVEs geben. Die GS1-Fachpublikation in der Ausgabe 2.0 vom Mai 2020 beschreibt zusätzlich das Etikett einer Mischpalette, auf dem neben dem SSCC/NVE mit Datenbezeichner (00) zum Beispiel die Warenbestellnummer mit Datenbezeichner (400) als zusätzliche Referenz codiert werden kann.
Die Lieferreferenz verbindet Avis und Bestellung: dieselbe Bestellnummer, dieselbe Positionsnummer, dasselbe Datum. Wird eine Position geteilt geliefert, benötigt jede Teillieferung eine eigene Referenzzeile. Der fünfte Datenpunkt ist der Störfallkontakt mit Name, Erreichbarkeit und vereinbartem Reaktionsfenster. Ohne diese Angabe gehen fehlende Chargen erst nach Tagen durch die Organisation.
Fünf Störfälle und jeweils eine Eskalationsstufe
Diese Eskalationslogik ist ein Beispiel für einen internen Ablauf, keine gesetzliche oder branchenübliche Frist:
- Charge fehlt im Avis. Vor Ankunft schriftlich nachfordern, Frist bis Warenannahme.
- Charge fehlt auf Gebinde oder Lieferschein. Wareneingang dokumentiert den Zustand, Bestellung wird als unvollständig markiert.
- Charge aus zweiter Quelle abweichend geschrieben. Prüfung gegen die Lieferreferenz, schriftliche Bestätigung der gültigen Nummer.
- Charge wird nachgereicht. Nachtrag in Bestellung und Avis festhalten, betroffene Gebinde kennzeichnen.
- Wiederholte Lücke in drei Lieferungen. Gespräch auf Leitungsebene, Feldliste im Lieferantenstammdatenblatt verankern.
Den Abgleich in der eigenen Buchhaltung verankern
Ob Chargenangaben sichtbar werden, hängt auch von der Software ab. Nach der Odoo-Dokumentation für Version 18.0 werden Chargennummern auf Lieferscheinen erst aufgeführt, wenn die Einstellung "Display Lots & Serial Numbers on Delivery Slips" aktiviert und der Lieferauftrag validiert ist (Chargennummern auf Lieferscheinen). Der Bericht zeigt aufgezeichnete Bewegungen, rekonstruiert aber keine fehlenden Daten.
Vereinbaren Sie deshalb zwei Dinge getrennt: das Datenformat für den Lieferanten und die eigene Prüfroutine im Wareneingang. Ein stichprobenartiger Abgleich von Bestellung, Avis und Lieferschein reicht im Alltag oft aus, solange Abweichungen notiert und nachverfolgt werden. Eine sanktionsbewehrte Vertragsklausel braucht es dafür nicht; eine klare Feldliste und ein fester Kontaktweg wirken schneller und belasten die Zusammenarbeit weniger.
