Beschaffungsdaten
Teil von Wie wählen Sie Beschaffungssoftware anhand Ihrer Arbeitsabläufe aus?
Wie bereiten Sie den Umstieg auf eine Beschaffungssoftware vor?
Umstieg auf Beschaffungssoftware planen: Probeimport, Externe IDs, Sicherung und schriftliche Abnahme als Checkliste ohne Null-Ausfall-Versprechen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Probeimport deckt Format- und Beziehungsfehler auf, bevor Echtdaten betroffen sind.
- Externe IDs aus dem Altsystem verhindern Duplikate und erhalten Verknüpfungen.
- Sicherung und Rückfallplan gehören vor den Go-live, nicht danach.
- Die Abnahme erfolgt schriftlich mit festen Abschlusskriterien.
Datenmigration und Stammdaten
Vor jedem Import steht die Frage, welche Datensätze zuerst kommen müssen. Odoo empfiehlt, verknüpfte Datensätze zunächst aus ihrem eigenen Menü zu importieren und Beziehungen erst danach aufzubauen. Produkte, Lieferanten und Kategorien gehören also in eine feste Reihenfolge, sonst bleiben Verweise leer. Rechnen Sie damit, dass Importe dauerhaft sind und nicht als Transaktion zurückgenommen werden können. Die Odoo-Dokumentation weist ausdrücklich darauf hin, dass sich geänderte Datensätze nachträglich über Filter wie Erstellungs- oder Änderungsdatum identifizieren lassen.
Externe IDs sind der zweite Hebel. Wer eine eindeutige Kennung aus dem Altsystem in die Spalte External ID überträgt, kann dieselbe Datei mehrfach einlesen, ohne Duplikate zu erzeugen. Fehlt die Kennung oder wird sie verändert, kann das System einen neuen Datensatz anlegen. Kollidieren zwei Datensätze mit derselben externen ID, entsteht ein Konflikt. Vergeben Sie deshalb sprechende Präfixe je Tabelle, etwa lieferant_001. Der Test-Button prüft laut Odoo-Dokumentation die Datenvalidität; die fachliche Richtigkeit und Kollisionsfreiheit müssen Sie zusätzlich selbst kontrollieren.
Einführungs-Checkliste
| Aktion | Verantwortlich | Prüfquelle | Abschlusskriterium |
|---|---|---|---|
| Probeimport Kategorien und Produkte mit Externer ID | Einkauf und IT | Odoo-Importdokumentation | keine Duplikate, Beziehungen korrekt |
| Sichtprüfung der verknüpften Lieferanten | Einkauf | Stichprobe im Zielsystem | jede Bezugsquelle zugeordnet |
| Stichtagsabgleich Bestände | Lager | Altsystem-Bericht | Differenzen dokumentiert und geklärt |
| Sicherung vor dem Echtdatenimport | IT | Backup-Protokoll | vollständige Sicherung bestätigt |
| Schriftliche Abnahme | Projektleitung | Abnahmeprotokoll | alle Kriterien unterschrieben |
Schulung, Testphase und Rückfallplan
weclapp beschreibt für den Einkauf eine bedarfs- oder verbrauchsgesteuerte Disposition mit Bestellvorschlägen und Lieferantenauswahl über Bezugsquellen im Artikelstamm. Diese Anbieterbeschreibung hilft beim Abgleich, ob Ihr eigener Beschaffungsweg dort abbildbar ist. Prüfen Sie im Testsystem genau diese Kette, bevor Sie umschalten.
weclapp nennt in allen Paketen tägliche Backups und Exportmöglichkeiten für Administratoren. Diese Herstellerangabe ersetzt keine eigene Sicherungsplanung für den Wechsel aus dem Altsystem. Legen Sie den Sicherungszeitpunkt unmittelbar vor den Echtdatenimport und definieren Sie vorab, wer das Zurückrollen anordnet. Da ein Import nicht vollständig rückgängig gemacht werden kann, ist der Rückfall auf die Sicherung die eigentliche Absicherung.
Schulen Sie die Beteiligten an denselben Probeexporten, die später in den Echtdaten laufen. Ein unterbrechungsfreier Umstieg lässt sich aus Herstellerdokumentation nicht ableiten und wird hier nicht zugesagt. Planen Sie ein Zeitfenster mit reduziertem Betrieb.
Beispielrechnung: Aufwand der Testphase
Angenommen, drei Beschäftigte prüfen je zwei Stunden pro Woche über einen Monat lang die Probeimporte. Bei einem angenommenen internen Satz von 45 EUR pro Stunde ergeben sich 3 × 2 × 4 × 45 = 1.080 EUR interne Kosten. Diese Zahl ist eine Modellrechnung mit gesetzten Annahmen, kein gemessener Erfahrungswert.
Abnahme und Go-live-Kriterien
Die Abnahme sollte schriftlich erfolgen. Halten Sie je Kriterium fest, wer geprüft hat und wie das Ergebnis aussah. Bewahren Sie die Importdateien und das Abnahmeprotokoll gemeinsam auf.
Halten Sie den Ablauf in festen Schritten: Probeimport im Testsystem, Sichtprüfung, Stichtagsabgleich, Sicherung, Echtdatenimport, Kontrolle, Abnahme. Erst wenn der Stichtagsabgleich abgeschlossen ist, beginnt der eigentliche Umschaltvorgang.
