Wie wählen Sie Beschaffungssoftware anhand Ihrer Arbeitsabläufe aus?

Das Wichtigste auf einen Blick

Starten Sie nicht mit Anbieterlisten, sondern mit fünf eigenen Beschaffungsschritten und je einem Muss-Kriterium pro Schritt.
Prüfen Sie Funktionspakete, Schnittstellen und Zahlungsmodelle getrennt, weil dieselbe Anwendung sie unterschiedlich bündelt.
Rechnen Sie den Lizenzrahmen für drei Nutzer selbst nach und markieren Sie offene Positionen, statt eine Vergleichszahl zu erfinden.

Anforderungen aus dem eigenen Beschaffungsprozess ableiten

Die passende Software ergibt sich nicht aus einem Funktionskatalog, sondern aus der Reihenfolge Ihrer eigenen Arbeit. Notieren Sie für jeden Beschaffungsschritt das auslösende Ereignis, die benötigte Funktion und die Quelle, mit der Sie die Aussage prüfen. Diese vier Spalten genügen für ein belastbares Entscheidungsblatt. Wer zuerst Funktionen sammelt, verliert den Bezug zum Ablauf. Diese Liste bleibt während der Auswahl unverändert und dient als Maßstab für jedes Angebot.

Checkliste mit fünf Spalten für das Entscheidungsblatt (Wie wählen Sie Beschaffungssoftware anhand Ihrer Arbeitsabläufe aus?) — Diese fünf Angaben pro Beschaffungsschritt machen die Anforderungsliste belastbar. Image: Lieferkettenbuch

Ein Versandhändler kann das so aufbauen. Beispielhaft, nicht aus einer Erhebung abgeleitet:

Prozessschritt	Auslösendes Ereignis	Benötigte Funktion	Muss/Kann	Prüfquelle
Bedarf entsteht	Mindestbestand erreicht	Disposition mit Bestellvorschlägen	Muss	Anbieter-Preisliste
Lieferant wählen	Angebot angefordert	Lieferantenanfrage, Angebote vergleichen	Muss	Anbieter-Funktionsliste
Wareneingang	Lieferung trifft ein	Charge erfassen, Lagerbewegung	Muss	Anbieter-Funktionsliste
Rechnung prüfen	Eingangsrechnung liegt vor	OCR und Übergabe an Kanzlei	Muss	DATEV-Profil
Auswerten	Monatsabschluss	Bestands- und Einkaufsberichte	Kann	Anbieter-Funktionsliste

Halten Sie jede Muss-Zeile fest, bevor Sie Anbieter ansprechen. Weclapp nennt im Tarif ERP Handel unter anderem ein Warenwirtschaftssystem, Disposition und Einkauf, Lagerverwaltung mit mobiler Lager-App sowie Serien- und Chargennummern. Für den Versandhändler deckt das die Zeilen zwei bis drei ab, ersetzt aber nicht den Abgleich mit der eigenen Prozessliste. Herstellerangaben belegen die beworbene Funktion, nicht ihre Passung in Ihren Ablauf.

Funktionsumfang, Schnittstellen und Zahlungsmodell getrennt prüfen

Ein Tarifname sagt wenig über den tatsächlichen Funktionsumfang. Odoo bündelt Standard und Custom unterschiedlich: Standard enthält alle Apps auf Odoo Online, während Custom zusätzlich externe API, Odoo Studio und mehrere Firmen erlaubt. Wer eine programmatische Anbindung braucht, landet damit in der höheren Tarifstufe. Der Tarif Eine App Gratis umfasst laut Anbieter nur eine App samt der zugehörigen Abhängigkeiten. Prüfen Sie daher für jeden Kandidaten, welche Leistung der genannte Tarif wirklich umfasst.

Vergleichstabelle der drei Odoo-Tarife nach Funktionsumfang (Wie wählen Sie Beschaffungssoftware anhand Ihrer Arbeitsabläufe aus?) — Der Tarifname sagt wenig über den tatsächlichen Funktionsumfang, wie dieser Vergleich zeigt. Image: Lieferkettenbuch

Bei den zahlenden Nutzern gibt es eine Stolperfalle. Odoo zählt Mitarbeiter mit Backend-Zugriff als zahlende Nutzer und nennt ausdrücklich externe Buchhalter als Beispiel. Portalnutzer wie Kunden und Zulieferer zählen dagegen nicht. Wer seine Kanzlei anbinden will, muss also klären, ob der Steuerberater über ein eigenes Portal oder als Backend-Nutzer arbeitet. Diese Unterscheidung verändert den Lizenzrahmen unmittelbar.

Schnittstellen verlangen eine zweite Prüfspalte. DATEV beschreibt für weclapp den Buchungsdatenservice für strukturierte Buchungsdaten mit Belegen und den Rechnungsdatenservice 1.0 für Buchungsvorschläge. Wichtig für die Abnahme: DATEV prüft das fehlerfreie Einlesen der Datei, nicht die fachliche Korrektheit der übergebenen Daten. Die inhaltliche Kontrolle bleibt bei Ihnen und der Kanzlei. Eine fehlerfreie technische Übergabe ist deshalb kein Nachweis richtiger Buchungen. Klären Sie deshalb vorab, wer die inhaltliche Kontrolle übernimmt und wie Fehler zurückgemeldet werden.

Fragen Sie jeden Anbieter nach denselben fünf Punkten:

Welche Funktionen sind im genannten Tarif enthalten und welche nicht?
Welche Nutzerarten zählen als zahlende Lizenz?
Welches Übergabeformat unterstützt die Buchhaltungsschnittstelle?
Wer prüft die fachliche Richtigkeit der übergebenen Daten?
Was kostet der Betrieb nach Ablauf eines Einstiegsrabatts?

Kostenrahmen rechnen und die Entscheidung dokumentieren

Vergleichen Sie nur Rahmen, die Sie tatsächlich belegen können. Weclapp gibt für den Tarif ERP Handel Preise pro Nutzer und Monat an, netto zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer, mit Stand 13.09.2026: 179 EUR bei monatlicher Abrechnung, 163 EUR bei jährlicher Abrechnung. Diese Beträge sind Herstellerangaben, keine unabhängig geprüfte Marktgröße.

Vier Kennzahlen zum Lizenzrahmen für drei Nutzer (Wie wählen Sie Beschaffungssoftware anhand Ihrer Arbeitsabläufe aus?) — Der Unterschied von 576 EUR netto pro Jahr ergibt sich allein aus dem Abrechnungsrhythmus. Image: Lieferkettenbuch

Ein Rechenbeispiel für drei Nutzer, ausschließlich zur Veranschaulichung und ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

Monatlich3 × 179 EUR = 537 EUR netto pro Monat, 537 × 12 = 6.444 EUR netto pro Jahr.
Jährlich3 × 163 EUR = 489 EUR netto pro Monat, 489 × 12 = 5.868 EUR netto pro Jahr.

Der Unterschied von 576 EUR netto pro Jahr ergibt sich allein aus dem Abrechnungsrhythmus, nicht aus einem anderen Funktionsumfang. In beiden Summen fehlen Add-ons, Implementierung und Support-Pakete. Add-ons wie Vertragsmanagement oder Helpdesk gibt weclapp mit 55 EUR monatlich an; die Preisangabe nennt keinen Nutzerbezug, das ist vor Vertragsschluss zu klären. Die Differenz zwischen den beiden Abrechnungsarten ist ein Rechenergebnis, keine Zusage über Ihre tatsächlichen Kosten.

Odoo nennt in einem Beitrag vom 24. April 2025 19,90 EUR für Standard und 29,90 EUR für Custom, jeweils pro Nutzer und Monat. Verwenden Sie diese älteren Werte zur Orientierung und prüfen Sie für das Budget den aktuellen Deutschlandtarif samt Abrechnungsperiode und Umsatzsteuer.

Odoo nennt Implementierungsservice, Zugriff auf Odoo-Experten und In-App-Käufe wie das KI-Scannen von Lieferantenrechnungen als nicht im Abonnement enthalten. Erfassen Sie diese Posten getrennt und lassen Sie den benötigten Umfang kalkulieren.

Für die Abnahme genügt ein kurzes Dokument mit fünf Zeilen: geprüfter Funktionsumfang, zugesagte Nutzerarten, bestätigte Schnittstelle, geklärte Kostenpositionen und offene Punkte. Lassen Sie sich jede Zeile schriftlich geben und prüfen Sie sie gegen Ihre Prozessliste. Erst wenn die offenen Punkte geschlossen sind, ist ein Angebot vergleichbar. Der Testaccount von weclapp läuft nach Anbieterangabe nach 30 Tagen automatisch aus und wird erst mit einer Bestellung kostenpflichtig; ein Test ist damit eine Prüfmöglichkeit, aber kein Beleg für die Passung im Alltag.

Häufige Fragen

Reicht der günstigste Tarif für den Einkauf?

Nicht automatisch. Weclapp grenzt ERP Starter ab: Es ist nur monatlich buchbar, nicht mit anderen Paketen kombinierbar, und die API-Schnittstelle ist in Dienstleistung und Handel enthalten, nicht in Starter. Prüfen Sie deshalb, ob der günstige Tarif Ihre Muss-Zeilen tatsächlich abdeckt.

Zählt der Steuerberater als zahlender Nutzer?

Das hängt vom Produkt und vom Zugangsweg ab. Bei Odoo nennt der Anbieter externe Buchhalter ausdrücklich als Beispiel für zahlende Nutzer, während Portalnutzer kostenlos sind. Weclapp bietet Steuerberatern einen kostenlosen Zugang zum Mandantensystem, wenn der Mandant das wünscht. Klären Sie die konkrete Konstellation vor der Kalkulation.

Was muss vor dem Go-live schriftlich festgehalten werden?

Mindestens der geprüfte Funktionsumfang je Muss-Zeile, die zählenden Nutzerarten, das Übergabeformat der Buchhaltung und die Kostenzusammensetzung. DATEV weist ausdrücklich darauf hin, dass die Prüfung nur das fehlerfreie Einlesen betrifft. Wer die fachliche Kontrolle nicht vorab regelt, trägt sie später selbst.

Wie gehen wir mit widersprüchlichen Preisangaben um?

Legen Sie fest, welche Angabe für Sie gilt: Listenpreis, Rabattpreis oder individuelles Angebot. Fragen Sie zusätzlich, ob ein Einstiegsrabatt befristet ist. Odoo gewährt den genannten Rabatt nach eigener Angabe für 12 Monate auf anfänglich bestellte Nutzer. Rechnen Sie den Rahmen deshalb nach Ablauf des Rabatts erneut.