Lieferantennetze
Teil von Wie bewerten Sie Lieferantenrisiken im Beschaffungsnetz?
Wie übergeben Sie ein Risikoregister mit offenen Maßnahmen?
Risikoregister Einkauf übergeben: Felder, Belege, Termine und Eskalation so dokumentieren, dass Vertretung und Kollegen offene Maßnahmen nachvollziehen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ein Register braucht pro Zeile ein Risiko, einen Beleg, einen Verantwortlichen, ein Prüf- und ein Fälligkeitsdatum.
- Offene Maßnahmen gehören mit Eskalationsweg in die Übergabe, sonst verfallen sie in der Vertretung.
- Eine kurze Übergabenotiz nennt die nächste anstehende Entscheidung, nicht die ganze Historie.
Was die Vertretung zur nächsten Entscheidung braucht
Eine Vertretung übernimmt keine Liste, sondern eine Entscheidung. Deshalb steht oben in der Übergabe genau eine Frage: Was ist als Nächstes zu tun? Darunter folgen nur die Zeilen, die diese Frage berühren.
Bewährt hat sich die Regel, dass jedes Risiko einen Beleg trägt. Das kann eine Lieferantenauskunft, ein Besuchsprotokoll oder eine E-Mail sein. Ohne Beleg ist eine Einschätzung nur eine Meinung und für Dritte kaum prüfbar. Die Maschinenfabrik Reinhausen beschreibt in einem BME-Leitfaden vom November 2017, dass interne Maßnahmen schriftlich fixiert, vereinbart und terminiert werden. Das ist ein dokumentiertes Fallbeispiel, keine Vorschrift.
Felder, Belege und Termine im Register führen
Die Tabelle ist das Herzstück. Sechs Spalten reichen für den Anfang. Wichtig ist, dass jede Zeile ohne Rückfrage lesbar ist.
Feld / Beispielzeile (fiktiv)
- Offenes Risiko
- Lieferant A: nur eine Vorstufe für Bauteil X
- Beleg
- Auskunft vom 12.03., Besuchsnotiz 04.04.
- Maßnahmenverantwortlicher
- Einkauf, Frau M.
- Fälligkeit
- Zweitquelle angefragt bis 30.05.
- Nächste Prüfung
- 15.06.
- Eskalation
- Zwei rote Ampeln, dann Freigabe durch Bereichsleitung
Die Zeile mit den zwei roten Ampeln ist bewusst als Beispiel formuliert. Reinhausen nutzte diesen Auslöser intern, verallgemeinerbar ist er nicht.
Ein Übergabeprotokoll von einer halben Seite genügt:
- Nächste Entscheidung benennen.
- Offene Maßnahmen mit Verantwortlichem und Datum auflisten.
- Belege referenzieren, nicht kopieren.
- Prüfdatum der Vertretung festhalten.
- Eskalationsweg nennen.
Offene Maßnahmen mit Verantwortlichkeit übergeben
Eine Maßnahme ohne Namen ist keine Maßnahme. Schreiben Sie je Zeile eine Person, nicht eine Abteilung. Bei Abwesenheit braucht es eine benannte Vertretung im Register.
Zur Aktualisierung: In der BME-Logistikumfrage 2020 beschreibt Tobias Beck von der Uhlmann Group ein eigenes Tool, dessen Risikobewertung üblicherweise zweimal pro Jahr stattfindet. Das ist eine Selbstauskunft aus 2020 und kein universeller Standard. Ein kleineres Netz verträgt kürzere Intervalle, wenn sich Signale häufen.
Konkretes Nachfragen beim Lieferanten schärft die Einschätzung oft. Notieren Sie die Antwort mit Datum. So bleibt nachvollziehbar, wann sich ein Bild geändert hat.
