Lieferantennetze
Teil von Wie bewerten Sie Lieferantenrisiken im Beschaffungsnetz?
Risikoregister Einkauf: Offene Maßnahmen übergeben
Risikoregister Einkauf übergeben: Sechs Registerfelder, fiktive Beispielzeile, Belege, Termine und Eskalation für eine nachvollziehbare Vertretung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Sechs Registerspalten bündeln Risiko und Kategorie, Bewertung, Status und Maßnahme, Beleg, Verantwortliche samt Vertretung sowie Prüf- und Fälligkeitsdatum.
- Offene Maßnahmen gehören mit Eskalationsweg in die Übergabe, sonst verfallen sie in der Vertretung.
- Eine kurze Übergabenotiz nennt die nächste anstehende Entscheidung, nicht die ganze Historie.
Was die Vertretung zur nächsten Entscheidung braucht
Eine Vertretung übernimmt keine Liste, sondern eine Entscheidung. Deshalb steht oben in der Übergabe genau eine Frage: Was ist als Nächstes zu tun? Darunter folgen nur die Zeilen, die diese Frage berühren.
Bewährt hat sich die Regel, dass jedes Risiko einen Beleg trägt. Das kann eine Lieferantenauskunft, ein Besuchsprotokoll oder eine E-Mail sein. Ohne Beleg ist eine Einschätzung nur eine Meinung und für Dritte kaum prüfbar. Die Maschinenfabrik Reinhausen beschreibt in einem BME-Leitfaden vom November 2017, dass interne Maßnahmen schriftlich fixiert, vereinbart und terminiert werden. Das ist ein dokumentiertes Fallbeispiel, keine Vorschrift.
Felder, Belege und Termine im Register führen
Für den Anfang genügen sechs Spalten: Risiko-ID, Risikobeschreibung und Kategorie; Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Risikowert; Status und Maßnahme; Beleg; Verantwortlicher und Vertretung; Prüfdatum und Fälligkeitsdatum. Jede Zeile sollte ohne Rückfrage lesbar sein.
| Feld | Beispielzeile (fiktiv) |
|---|
Sechs Spalten im Risikoregister
- Offenes Risiko
- Beleg
- Maßnahmenverantwortlicher
- Fälligkeit
- Nächste Prüfung
- Eskalation
Die ausgefüllte Musterzeile ist rein fiktiv. Die jeweils zusammengefassten Angaben bilden sechs Spalten:
| Risiko-ID, Risikobeschreibung, Kategorie | Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung, Risikowert | Status, Maßnahme | Beleg | Verantwortlicher, Vertretung | Prüfdatum, Fälligkeitsdatum |
|---|---|---|---|---|---|
| Beispiel-ID; möglicher Lieferausfall; Lieferfähigkeit | hoch; hoch; hoch | offen; belastbaren Liefertermin und Ausweichplan anfordern | Fiktiv: Lieferantenauskunft meldet Terminunsicherheit; Besuchsprotokoll hält Kapazitätsengpass fest | [Name]; [Name] | [Datum]; [Datum] |
Die zwei roten Signale in der Musterzeile sind fiktiv und keine allgemeine Schwelle. Reinhausen nutzte diesen Auslöser intern, verallgemeinerbar ist er nicht.
Ein Übergabeprotokoll von einer halben Seite genügt:
Felder, Belege und Termine
- Nächste Entscheidung benennen.
- Offene Maßnahmen mit Verantwortlichem und Datum auflisten.
- Belege referenzieren, nicht kopieren.
- Prüfdatum der Vertretung festhalten.
- Eskalationsweg nennen.
Muster für die Übergabenotiz: „Bitte prüfen Sie als Nächstes [Entscheidung] zum Risiko [Risiko-ID und Risikobeschreibung]. Status und offene Maßnahme: [Angabe]; Beleg: [Fundstelle]; verantwortlich: [Name], Vertretung: [Name]; fällig am [Datum], nächste Prüfung am [Datum]. Wenn [Auslöser] eintritt, eskalieren Sie über [Ansprechperson und Weg].“ Füllen Sie die Platzhalter aus und verweisen Sie auf die Belege im Register.
Offene Maßnahmen mit Verantwortlichkeit übergeben
Eine Maßnahme ohne Namen ist keine Maßnahme. Schreiben Sie je Zeile eine Person, nicht eine Abteilung. Bei Abwesenheit braucht es eine benannte Vertretung im Register.
Zur Aktualisierung: In der BME-Logistikumfrage 2020 beschreibt Tobias Beck von der Uhlmann Group ein eigenes Tool, dessen Risikobewertung üblicherweise zweimal pro Jahr stattfindet. Das ist eine Selbstauskunft aus 2020 und kein universeller Standard. Ein kleineres Netz verträgt kürzere Intervalle, wenn sich Signale häufen.
Konkretes Nachfragen beim Lieferanten schärft die Einschätzung oft. Notieren Sie die Antwort mit Datum. So bleibt nachvollziehbar, wann sich ein Bild geändert hat.
